Privatlivspolitik for legatadministratorer og fonde

Indhold

Indledning 1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger 2. Typer af personoplysninger 3. Anvendelse af personoplysninger 4. Grundlag for behandling af dine personoplysninger 5. Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere 6. Sletning af personoplysninger 7. Sikkerhed 8. Dine rettigheder 9. Spørgsmål og klage

Indledning

Hos Grant Compass prioriterer vi fortrolighed og datasikkerhed højt.

Denne persondatapolitik gælder for vores behandling af personoplysninger i forbindelse med din brug af Grant Compass' fondsadministrationssystem Grant Compass, og fastlægger retningslinjer for Grant Compass' måde at behandle dine personoplysninger på og giver dig de oplysninger, som du har krav på at modtage i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning. Du skal læse persondatapolitikken, inden du afgiver dine personoplysninger til Grant Compass.

1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Dataansvarlig for dine personoplysninger er:

Grant Compass Technologies ApS Skyttevej 16 4000 Roskilde CVR-nr.: 44286149

E-mail: inquiries@grantcompass.com

2. Typer af personoplysninger

De typer af personoplysninger, som vi indsamler, omfatter:

Dit navn

Din emailadresse

Din digitale signatur

Dit CPR-/CVR-nummer

Kommunikation med dig

Indsamling af dine personoplysninger sker i ét eller flere af nedenstående tilfælde:

Når du logger ind på vores hjemmeside

Henvendelser til os pr. e-mail, telefon eller med almindeligt brev

3. Anvendelse af personoplysninger

Personoplysningerne kan indsamles og anvendes til følgende formål:

For at kunne oprette og administrere din profil på Grant Compass

For at kommunikere med dig

Undersøgelser og statistik

For at kunne stille vores tjenester til rådighed

4. Grundlag for behandling af dine personoplysninger

Vores juridiske grundlag for behandlingen af dine personoplysninger til ovenstående formål er følgende:

Indgåelse af en aftale om oprettelse og brug af din profil på Grant Compass, herunder adgangen til at anvende Grant Compass' ansøgnings- og arkivfunktioner (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b)

Legitim interesse i at kunne foretage undersøgelser og udarbejde statistik (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)

Legitim interesse i at kunne kommunikere med dig (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a)

Behandling af dit CPR-nummer sker på baggrund af dit samtykke (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2)

5. Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere

For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med Grant Compass leverer relevante ydelser. Det kan fx være it-leverandører og mailudbydere. Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruks i henhold til indgåede databehandleraftaler.

Dine personoplysninger videregives som udgangspunkt ikke herudover til en tredjepart uden din tilladelse. Det kan dog under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til:

Politiet

Advokater

Revisorer

Domstole

Offentlige myndigheder

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der befinder sig i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel være beskyttet af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

6. Sletning af personoplysninger

Dine data på Grant Compass slettes ikke automatisk, idet det anses som forretningsmæssigt berettiget at beholde data af hensyn til Fondens administration af egne data, samt dokumentation i henhold til Fondslovgivningen. Data på Grant Compass kan slettes manuelt såfremt der opstår ønske herom, med mindre data er nødvendige af hensyn til overholdelse af bogførings- eller fondslovgivningen.

Din eventuelle supportkorrespondance med Grant Compass opbevares op til 1 år fra modtagelse. Korrespondance foregår via Intercom og email.

Grant Compass foretager dog altid en konkret vurdering af, hvor længe det reelt er nødvendigt og sagligt at opbevare personoplysningerne.

Personoplysninger, der indgår i bogføringsmateriale, følger de fastsatte slettefrister for bogføringsmateriale.

Baggrund for fastsat opbevaringsperiode/slettefrist: Brugeroplysninger opbevares med henblik på at give brugere adgang til deres profil og udføre relevant fondshåndtering, kunne dokumentere korrespondance og i øvrigt levere god kundeservice.

7. Sikkerhed

Vi beskytter fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af dine personoplysninger. Derfor har vi implementeret sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at vores interne procedurer lever op til de fastlagte sikkerhedsstandarder og gældende lovkrav.

Vi har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Følsomme personoplysninger og andre fortrolige oplysninger vil alene blive sendt i krypteret form i henhold til Datatilsynets vejledninger. Hvis du har behov for at sende følsomme eller andre fortrolige personoplysninger til os, skal du gøre dette gennem Grant Compass.

8. Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger

Du har ret til berigtigelse og sletning af dine personoplysninger, dog med visse lovbestemte undtagelser, herunder bogføringsloven.

Du har ret til at anmode os om begrænsning af dine personoplysninger

Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger, samt om transmission af de personoplysninger, du har afgivet til os, til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)

Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet. Vi vil herefter slette dine oplysninger, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på andet grundlag.

9. Spørgsmål og klage

Hvis du har spørgsmål til denne persondatapolitik eller hvis du ønsker at klage over den måde, vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os:

DPO, Bech-Bruun E-mail: dpo.grantcompass@bechbruun.com

Hvis din klage ikke bliver løst af os, og du vil gå videre med sagen, kan du klage til Datatilsynet:

Datatilsynet Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby

Telefon: 33 19 32 00

E-mail: dt@datatilsynet.dk